Hoy la información es el activo más valioso de cualquier organización, pero también puede ser su mayor vulnerabilidad. Muchas empresas creen que “gestión documental” es simplemente guardar archivos en carpetas digitales o escanear documentos físicos. Sin embargo, una mala gestión puede derivar en multas, pérdida de procesos judiciales y una operatividad lenta que detiene el crecimiento.

Si tu equipo todavía pierde horas buscando un contrato o si no tienes certeza de la validez de tus archivos, es probable que estés cometiendo uno de estos errores. Aquí te enseñamos cómo evitarlos:

5 errores comunes en la gestión documental y cómo evitarlos.

1. El error de “imprimir para firmar”

Muchas empresas digitalizan sus procesos pero, al llegar al momento de la firma, imprimen el documento, lo firman a mano y lo vuelven a escanear. Este ciclo rompe la eficiencia y genera archivos de baja calidad.

• La solución: Implementar una Plataforma de firma electrónica que agilice los procesos de envío y firma de todo tipo de documentos de forma 100% digital.
  
  

5 errores comunes en la gestión documental y cómo evitarlos.

2. No garantizar la Autenticidad e Integridad

Un error común es usar herramientas de edición para “pegar” una imagen de una firma en un PDF. Esto no tiene validez jurídica real porque no hay pruebas de quién firmó ni de si el documento fue alterado después.

• La solución: Bajo el Decreto 2364 de 2012, la firma electrónica garantiza la autenticidad (saber quién firmó) y la integridad (que el documento no ha sido modificado después de su firma), asegurando su validez ante cualquier auditoría.

5 errores comunes en la gestión documental y cómo evitarlos.

3. Documentos regados por todas partes y falta de acceso

Tener los documentos esparcidos en correos electrónicos, chats y computadores personales hace que la información no esté disponible cuando se necesita.

• La solución: Centralizar cada documento permitiendo que cada firma electrónica quede registrada en un repositorio seguro que asegure la disponibilidad inmediata de la información para todo el equipo.

5 errores comunes en la gestión documental y cómo evitarlos.

5. Falta de trazabilidad en los activos financieros

En la gestión de pagarés, el error más grave es no saber quién tiene la propiedad o si el documento puede usarse como respaldo (esto sucede porque aún manejan pagarés físicos sin ninguna trazabilidad)

• La solución: Migrar hacia el Pagaré electrónico garantizando su trazabilidad, disponibilidad y validez jurídica al cumplir con todo su ciclo de vida.

Evitar estos errores no solo te protege legalmente, sino que le devuelve tiempo valioso a tu equipo. La gestión documental debe ser fluida, segura y, sobre todo, legal.

Si quieres empezar a tener un control de tu gestión documental con todas las de la ley, agenda un espacio con nuestro equipo y charlemos más sobre esto.