Ojito a esto, hoy en día no podemos estar preguntándonos si digitalizar nuestros procesos sobre todo en el sector salud es necesario. ¡Amigos! Se trata de transformar procesos para que sean más eficientes, accesibles, seguros y jurídicamente válidos, ¿todavía hay dudas?.

Para lograrlo, hay que considerar más que solo tecnología.

A continuación, te contamos los aspectos clave que deben tener en cuenta clínicas, hospitales, EPS y demás empresas del sector salud al digitalizar sus procesos.

¿Qué debo tener en cuenta al digitalizar procesos en el sector salud?

1. Validez jurídica: lo primero que debes garantizar

En el ámbito médico, muchos documentos tienen consecuencias legales y deben poder ser utilizados como evidencia si es necesario: consentimientos informados, historias clínicas, autorizaciones, entre otros.

Para que un documento digital tenga valor jurídico en Colombia, debe cumplir con lo establecido en la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012, que regulan la firma electrónica y su equivalencia funcional con una firma manuscrita, siempre que:

• Permita identificar de forma confiable al firmante (por ejemplo, mediante métodos robustos de autenticación: OTP, preguntas de seguridad o biometría facial).
  
  

• Garantice la integridad del documento, es decir, que no haya sido alterado desde su emisión hasta su firma.
  
  

¿Qué debo tener en cuenta al digitalizar procesos en el sector salud?

2. Protección de datos sensibles: más allá del cumplimiento básico

El sector salud trabaja con datos personales sensibles, especialmente en historias clínicas, diagnósticos, tratamientos, entre otros.

Por eso, no basta con decir “tenemos un sistema digital seguro”. La entidad debe cumplir con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 (protección de datos personales) y con los principios de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y trazabilidad.

Esto implica:

• Gestionar el acceso a los documentos médicos con roles y permisos controlados.
  
  

• Implementar mecanismos de autenticación robusta.
  
  

• Mantener trazabilidad técnica de cada acceso, edición y firma.
  
  

• Conservar los documentos bajo estándares técnicos y normativos.
  
  

¿Qué debo tener en cuenta al digitalizar procesos en el sector salud?

3. Consentimientos informados electrónicos: cómo deben ser

El consentimiento informado no es solamente un tipo de “acepto” digital. Para que tenga validez jurídica debe:

• Contener el texto completo del procedimiento o tratamiento informado.
  
  

• Estar firmado electrónicamente por el paciente o su representante legal con mecanismos que identifiquen al firmante y garanticen la integridad del documento.
  
  

• Debe ser conservado adecuadamente, con evidencia de fecha, hora, IP, y mecanismo de autenticación utilizado.
  
  

En contextos como cirugías, telemedicina, terapias de alto riesgo o recolección de muestras, esto es aún más crítico.

¿Qué debo tener en cuenta al digitalizar procesos en el sector salud?

4. Trazabilidad completa: evidencia técnica en cada paso

Todo documento firmado electrónicamente debe poder demostrar:

• Quién lo firmó
  
  

• Cuándo se firmó (fecha y hora exacta)
  
  

• Desde qué dispositivo.
  
  

• Bajo qué método de autenticación (biometría facial, OTP, preguntas de seguridad, etc.)
  
  

• Que el contenido no fue alterado después de la firma
  
  

Esto no es solo importante para auditorías internas o de entes de control, sino también para eventuales procesos judiciales o reclamos de pacientes.

¿Qué debo tener en cuenta al digitalizar procesos en el sector salud?

5. Interoperabilidad y usabilidad: que funcione y sea fácil

Por último, la solución tecnológica debe ser fácil de usar, como quien dice que no sea un “rollo” utilizarla y que facilite la experiencia del personal médico y de los pacientes. Un sistema complejo solo generará reprocesos.

Busca una empresa de firma electrónica (como AutenTIC, obviamente)que contenga: 

• Firma electrónica desde cualquier dispositivo.
  
  

• Métodos de autenticación robustos para garantizar la identidad de todos los usuarios
  
  

• Trazabilidad y custodia del documento.
  
  

• Cumplimiento normativo con la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012
  
  

• Certificación ISO 27001 y Calificación CMMI Nivel 3
  
  

Digitalizar tus procesos es garantizar que los documentos médicos, legales y administrativos sean seguros, trazables y jurídicamente válidos.

Y si bien los retos son grandes, los beneficios son muuuuchos más: ahorro de tiempo, reducción de errores, protección legal, mejor experiencia del paciente y cumplimiento normativo.

¿Quieres empezar a digitalizar los procesos de tu empresa en el sector salud? Agenda una sesión con nuestro equipo aquí y charlemos un poco más sobre esto.