En Colombia, las clínicas, hospitales y consultorios enfrentan el reto de mantener la confidencialidad, trazabilidad y validez jurídica de cada documento médico.

Pero bueno, y ¿cómo garantizar que una historia clínica digital cumpla con la norma y sea legalmente válida? En este blog te lo contamos tooodo. 

Historia clínica electrónica en Colombia: requisitos legales y cómo digitalizar tus procesos

1. ¿Qué es la historia clínica electrónica?

Empecemos por lo esencial, la historia clínica electrónica (HCE) es el conjunto de datos médicos que se gestionan y almacenan de forma digital, con el fin de garantizar la continuidad de la atención y la seguridad del paciente.
A diferencia de una historia clínica digitalizada (es decir, escaneada desde papel), la Historia Clínica Electrónica permite registrar, actualizar y custodiar la información en tiempo real, con autenticidad, integridad y trazabilidad garantizadas

Historia clínica electrónica en Colombia: requisitos legales y cómo digitalizar tus procesos

2. Marco Legal en Colombia

El Ministerio de Salud y la Ley 2015 de 2020 establecen que toda institución prestadora de servicios de salud debe adoptar mecanismos tecnológicos que aseguren la protección, integridad y disponibilidad de la información clínica, impulsando el uso de herramientas digitales seguras y con validez jurídica.

Los principales lineamientos normativos son:

• Ley 1581 de 2012: Protección de datos personales y principios para el tratamiento seguro de la información.
• Ley 527 de 1999: Reconoce la validez jurídica y probatoria de la firma electrónica y de los mensajes de datos, fundamento esencial para la transformación digital de los documentos.
• Decreto 2364 de 2012: Reglamenta el uso de la firma electrónica y digital en Colombia, define su equivalencia jurídica con la firma manuscrita y establece los criterios técnicos y de seguridad para su implementación (autenticidad e integridad).
• Resolución 866 de 2021: Fija los lineamientos técnicos de interoperabilidad para la historia clínica electrónica, garantizando la conexión segura entre sistemas de información en el sector salud.

Esto significa que una historia clínica electrónica firmada electrónicamente tiene la misma validez que un documento físico, siempre que cumpla con los principios de autenticidad e integridad exigidos por la ley.

Historia clínica electrónica en Colombia: requisitos legales y cómo digitalizar tus procesos

3. Firma electrónica: claves para la trazabilidad

La firma electrónica permite identificar de forma segura a profesionales de la salud y pacientes, evitando falsificaciones o accesos no autorizados.
En AutenTIC, integramos varios métodos de autenticación para verificar la identidad de quien accede o firma, lo que añade una capa adicional de seguridad y cumplimiento normativo.

Cada registro queda asociado a:

• Fecha y hora exacta de firma.
• Identidad validada del firmante.
• Evidencias electrónicas y sellado de tiempo.

Así, se garantiza que ningún documento médico pueda ser alterado o desconocido en un proceso legal.

Historia clínica electrónica en Colombia: requisitos legales y cómo digitalizar tus procesos

4. Beneficios de digitalizar la historia clínica

• Reducción de tiempos administrativos y errores en el registro en un 40% o más.
• Mayor accesibilidad para médicos y pacientes, sin comprometer la seguridad.
• Eliminación del papel y ahorro en almacenamiento físico.
• Cumplimiento normativo ante auditorías o procesos legales.
• Disminución de riesgos por pérdida o manipulación indebida de la información.

Digitalizar no solo es una tendencia: es la forma más eficiente y segura de cuidar la información médica y la confianza del paciente.

Historia clínica electrónica en Colombia: requisitos legales y cómo digitalizar tus procesos

5. ¿Cómo empezar tu proceso de digitalización?

1. Diagnostica el estado actual de tus procesos documentales.
2. Define qué trámites incluirás primero (admisión, consentimiento, resultados, etc.).
3. Implementa una solución de firma electrónica que cumpla con tooodo, como AutenTIC, obviamente.
4. Establece políticas de custodia y trazabilidad digital.
5. Capacita al personal médico y administrativo en el uso de la herramienta (nosotros te acompañamos en esto).

En pocas semanas puedes pasar de procesos en papel a flujos 100% digitales, seguros y con respaldo jurídico.

En conclusión, la historia clínica electrónica no solo cumple con la ley, sino que mejora la calidad de la atención y optimiza los recursos de tu institución.
Adoptar una solución de firma electrónica confiable, es el paso clave para estar a la altura de los retos actuales del sector salud.

¿Quieres charlar un poco más sobre esto? Agenda un espacio con nuestro equipo aquí,  y te guiaremos en cada paso.