¿Qué NO es una firma electrónica? Hoy sí o sí te sacamos de esa duda. A medida que más empresas, instituciones y personas adoptan la firma electrónica para formalizar documentos, también han surgido muchas ideas equivocadas sobre lo que realmente significa “firmar electrónicamente”. Si bien la transformación digital avanza con fuerza, aún persisten prácticas que (aunque parecen válidas) no cumplen con los requisitos legales ni técnicos para considerarse una firma electrónica auténtica y segura.
Este artículo te ayudará a distinguir con claridad lo que NO es una firma electrónica, para que puedas tomar decisiones informadas, proteger tus operaciones y cumplir con la normativa vigente.
Es uno de los errores más comunes. Muchas personas toman una foto o escaneo de su firma a mano, la pegan en un PDF y lo envían como “documento firmado”. Aunque este gesto puede tener valor informal o simbólico, no tiene fuerza legal por sí solo. No hay autenticación del firmante, no hay trazabilidad, y el documento puede ser fácilmente alterado.
¿Por qué no funciona?
Porque no se puede verificar que quien insertó la imagen realmente sea la persona que debía firmar, ni cuándo lo hizo.
Escribir tu nombre en un documento Word o decir por WhatsApp “estoy de acuerdo” puede tener algún valor como manifestación de voluntad, pero no cumple con los estándares de autenticidad ni integridad exigidos para una firma electrónica válida.
En un proceso judicial o una auditoría, estos métodos no ofrecen evidencia técnica suficiente para vincular la acción a una persona específica de forma confiable.
Existen muchas plataformas o herramientas digitales que permiten “dibujar” una firma o marcar un campo, pero que no generan evidencia técnica ni cumplen con las condiciones mínimas de seguridad. Si la plataforma no autentica al firmante, no sella el documento y no garantiza su integridad, la firma no será válida en términos jurídicos.
Firmar con herramientas de edición de PDF, aplicaciones de notas o sistemas improvisados puede ser riesgoso, sobre todo si estás firmando documentos que involucran obligaciones legales, dinero o datos sensibles.
Una firma electrónica válida debe dejar una huella técnica: fecha, hora, IP, ubicación, dispositivo usado, método de autenticación (como OTP, preguntas de seguridad o biometría), y sello digital del documento. Si el sistema que estás usando no genera esta información o no la guarda de forma segura, entonces no estás firmando electrónicamente, estás asumiendo un riesgo innecesario.
En Colombia y otros países de Latinoamérica, una firma electrónica es válida si:
Además, debe dejar un registro de auditoría completo, estar vinculada a un consentimiento claro y proteger la integridad del contenido firmado.
No todo lo que “parece” una firma electrónica lo es. En contextos legales, financieros, médicos, académicos o comerciales, usar una firma inválida puede resultar costoso y riesgoso. Por eso, es fundamental distinguir lo simbólico de lo legal, y asegurarse de utilizar herramientas confiables, certificadas y diseñadas para cumplir con la ley.
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