Sí… sabemos que es bastante confuso los términos “firma electrónica” y “firma digital”, se pueden llegar a confundir. Sin embargo, aunque están relacionados, no significan lo mismo, ¡aquí te lo aclaramos!. Esta confusión es común, especialmente entre personas que están comenzando a digitalizar sus procesos o buscan cumplir con requisitos legales sin complicaciones. Comprender la diferencia entre ambas no solo es útil desde un punto de vista técnico, sino también crucial para elegir correctamente el tipo de firma que necesitas según la operación que vas a realizar.

La firma electrónica es un término amplio. Se refiere a cualquier mecanismo que permita expresar la voluntad de una persona en un documento digital y asociar esa voluntad a su identidad. Puede incluir mecanismos avanzados como contraseñas, biometría o códigos de un solo uso enviados por correo o celular. En Colombia, siempre que se pueda identificar de manera confiable al firmante y se garantice la integridad del documento, esta firma tiene validez jurídica. Es decir, no se necesita una firma digital para que un contrato o documento sea legalmente vinculante. Basta con que el método de autenticación sea confiable y que la plataforma utilizada cumpla con las exigencias de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012.

Por otro lado, la firma digital se basa en criptografía asimétrica, lo que significa que se usan pares de claves públicas y privadas que garantizan, con alto nivel de seguridad, que una persona específica firmó un documento específico y que dicho documento no ha sido modificado desde entonces. Para que una firma digital sea válida, debe estar respaldada por un certificado digital emitido por una entidad autorizada, que acredite la identidad del firmante. En Colombia, estas entidades son conocidas como Entidades de Certificación Digital (Como Certicámara) y están supervisadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Entonces, ¿cuál deberías usar? La respuesta depende del tipo de documento que estás firmando, del nivel de riesgo legal o financiero involucrado, y del nivel de seguridad que necesitas garantizar. La firma electrónica es perfecta para procesos ágiles, como firmar contratos, autorizaciones, consentimientos informados, pagarés electrónicos, entre otros. Es especialmente útil en contextos como el sector financiero, inmobiliario, salud, educación y comercio. De hecho, puede aplicar para cualquier sector de la economía, adicionalmente, cabe resaltar qué la firma electrónica es mucho más económica.

La firma digital, en cambio, es más recomendable para trámites complejos o que requieren una seguridad legal más robusta, como escrituras notariales, poderes, documentos judiciales, y en general, contratos que podrían ser objeto de disputas legales graves o de alto valor económico.

Es importante destacar que no se trata de que una sea mejor que la otra, sino de entender que cada una responde a necesidades distintas. Lo ideal es contar con una plataforma que te ofrezca ambas opciones o que te asesore sobre cuál es la mejor herramienta para cada situación (cómo AutenTIC… guiño, guiño)

Comprender esta diferencia te ayudará a tomar decisiones más informadas y a aprovechar mejor las ventajas de la transformación digital en tus procesos legales y comerciales.

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