En el sector inmobiliario, el tiempo es uno de los recursos más valiosos. Cada día, agentes, constructoras, inmobiliarias y notarías deben gestionar contratos, promesas de compraventa, poderes, autorizaciones, actas de entrega y múltiples documentos más que sostienen legalmente sus operaciones. Sin embargo, muchos de estos procesos aún se hacen en papel, con firmas manuscritas, escaneos, envíos físicos y almacenamiento en archivadores que ocupan espacio y consumen recursos.

La buena noticia es que desde 2016 que se fundó AutenTIC es posible automatizar todo ese flujo documental sin perder control legal. La clave está en adoptar herramientas (cómo AutenTIC) que permitan gestionar, firmar y custodiar documentos electrónicamente, con total validez jurídica en Colombia.

¿Qué dice la normativa?

La Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 establecen que los documentos firmados electrónicamente tienen la misma validez legal que los documentos físicos, siempre que cumplan dos principios esenciales: autenticidad del firmante y garantía de integridad del documento. En otras palabras, si una promesa de compraventa, un contrato de arriendo o una autorización se firma electrónicamente de forma adecuada, tiene plena validez jurídica.

Esto aplica tanto para operaciones entre personas naturales como para procesos entre empresas, notarías o entidades fiduciarias. Incluso, varias notarías en Colombia ya están empezando a aceptar documentos firmados electrónicamente como insumo para trámites presenciales o virtuales.

¿Qué implica automatizar el proceso?

Automatizar no es solo usar firmas electrónicas. Se trata de implementar o integrar una plataforma integral que permita:

• Crear documentos de forma ágil, usando plantillas parametrizadas que llenen los datos automáticamente.

• Enviar documentos para firma electrónica, con autenticación segura (OTP, preguntas de seguridad, biometría facial, etc.).

• Recibir notificaciones en tiempo real del estado del documento: visto, firmado, rechazado, pendiente.

• Almacenar los documentos firmados en un repositorio seguro, con acceso controlado y trazabilidad.

• Generar reportes y certificados, en caso de litigio o validación legal.

Todo esto permite que los equipos jurídicos, comerciales y administrativos trabajen en conjunto, sin duplicidades ni demoras, y con plena trazabilidad.

¿Se pierde el control legal?

Al contrario: se fortalece. Cada firma electrónica válida deja un rastro técnico verificable que incluye fecha, hora, ubicación, IP, método de autenticación y consentimiento explícito. Esto es mucho más confiable que una firma escaneada o un documento firmado a mano sin custodia digital.

Además, se eliminan riesgos como pérdida de archivos, documentos mal diligenciados, versiones equivocadas o contratos sin firma.

¿Qué beneficios trae?

• Reducción de tiempos: los contratos se firman en minutos, desde cualquier lugar.

• Disminución de errores humanos: se automatiza la validación de campos y formatos.

• Ahorro operativo: se eliminan papel, escáneres, mensajería y archivo físico.

• Mejora de la experiencia del cliente: los usuarios pueden firmar desde su celular.

• Cumplimiento legal y facilidad de auditoría: se respalda cada paso del proceso.

La automatización documental además de ser una ventaja competitiva: es una necesidad para operar con eficiencia, seguridad y escala en el mercado inmobiliario actual. Con la tecnología adecuada, es posible dejar atrás el papel sin renunciar al control legal, y lograr una gestión moderna, segura y preparada para crecer.

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