Seguimos insistiendo que digitalizar TODO en las historias clínicas electrónicas permiten mejorar la calidad de la atención, facilitar la trazabilidad, reducir errores y optimizar la gestión documental. Sin embargo, muchas clínicas, hospitales e IPS que han decidido digitalizar sus procesos cometen errores que comprometen tanto la eficiencia operativa como la seguridad jurídica y la protección de datos personales.
Digitalizar no es simplemente pasar del papel al computador. Implica rediseñar procesos, cumplir normativas y garantizar que la información clínica se gestione de manera íntegra, segura y accesible. A continuación, te contamos los errores más comunes que deben evitarse al implementar historias clínicas electrónicas en Colombia.
Uno de los errores más graves es pensar que cualquier archivo digital es válido. Una historia clínica no puede ser un documento editable o susceptible a modificaciones sin control. Debe contar con mecanismos que aseguren que su contenido no ha sido alterado una vez creado. Esto se logra mediante el uso de firma electrónica, sello de tiempo y sistemas con trazabilidad técnica.
Muchas instituciones caen en la tentación de digitalizar usando herramientas no diseñadas para el sector salud: hojas de cálculo, documentos de texto o plataformas genéricas. Esto genera vulnerabilidades en la seguridad de la información, errores en la atención clínica y dificultades para cumplir con la normativa.
Es fundamental utilizar un sistema especializado, diseñado para integrar los distintos módulos del proceso clínico y administrativo, con respaldo legal, controles de acceso y protocolos de seguridad robustos (como AutenTIC).
En muchos casos, se digitaliza la historia clínica, pero se continúa imprimiendo y firmando en papel. O peor aún, se adjuntan imágenes escaneadas de firmas manuscritas sin ninguna validez jurídica.
En Colombia, la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012 permiten firmar electrónicamente documentos clínicos, incluyendo la historia clínica, siempre que se pueda identificar al firmante (por ejemplo, el médico tratante) y que el documento no pueda ser alterado posteriormente. Implementar firma electrónica en las historias clínicas no solo es legal, sino recomendable y más seguro que el papel.
La digitalización fracasa si el personal no sabe cómo utilizar el nuevo sistema o no confía en él. Médicos, enfermeros, administrativos y personal de soporte deben recibir capacitación técnica, jurídica y operativa. Esto reduce errores, mejora la calidad del registro y evita el uso paralelo del papel (lo que suele generar duplicidad de información y más trabajo).
El cambio es cultural, no solo tecnológico.
La historia clínica contiene información altamente sensible, protegida por la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. Si el sistema digital no cuenta con medidas claras de seguridad, consentimiento informado para el tratamiento de datos, control de accesos y protocolos ante incidentes, la institución puede exponerse a sanciones, demandas y pérdida de reputación.
Digitalizar la historia clínica es una gran oportunidad para mejorar la atención en salud, pero solo si se hace correctamente.
La clave está en elegir las herramientas adecuadas, formar al personal, garantizar la integridad del documento y cumplir con los principios legales y éticos que rigen la atención médica en Colombia.
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