¡Hola! En este blog te contamos cómo cada usuario de tu compañía tiene un rol específico con permisos definidos para garantizar un uso eficiente y seguro de nuestra plataforma de firma electrónica. Acá te explicamos de manera sencilla qué puede hacer cada rol y qué permisos tiene dentro de AutenTIC Sign. Así, podrás asignar los permisos adecuados a tus colaboradores, asegurando un mejor control y administración de los procesos. En la siguiente tabla puedes visualizar los permisos a los que puede acceder cada rol:
Ahora, conocerás en qué consiste cada permiso:
CREAR EMPRESAS:
El usuario Super Administrador tiene el nivel máximo de acceso dentro de la plataforma. Puede crear y gestionar múltiples empresas, asignándolas directamente bajo su control como filiales o entidades asociadas.
PROCESO DE FIRMA:
Una vez se ingresa a la plataforma con su respectivo usuario y contraseña, se visualiza el módulo de inicio de la aplicación, allí se podrá seleccionar el documento o los documentos a cargar para enviar el proceso de firma electrónica.
MIS PROCESOS:
En este módulo se pueden ver y gestionar todos los procesos de firma realizados y recibidos. Los documentos pueden buscarse por firmante, estado, categoría, ID del proceso, fechas de inicio y modificación, entre otros filtros.
ARCHIVO GLOBAL:
Este módulo garantiza una administración centralizada y eficiente, permitiendo un control detallado sobre los procesos de cada usuario dentro de la plataforma.
PLANTILLAS CREAR /MODIFICAR:
Facilita la creación y edición de plantillas a partir de documentos PDF. También permite la carga masiva de procesos mediante archivos CSV.
PLANTILLAS USAR:
La opción de “Usar”, permite habilitarla para su diligenciamiento. En este paso, se puede revisar y completar los campos asignados, tales como firmas o datos específicos, según las configuraciones preestablecidas al momento de su creación.
CREAR USUARIOS:
Este módulo facilita la gestión de personas invitadas a formar parte de la empresa para la gestión de documentos electrónicos. A través de esta herramienta es posible realizar la creación de usuarios y asignación de sus roles.
AGENDA:
Este módulo permite almacenar contactos frecuentes, facilitando su búsqueda en futuros procesos sin necesidad de ingresar los datos manualmente. Los contactos pueden agregarse de forma individual o mediante carga masiva con un archivo Excel.
CATEGORÍAS:
En este módulo es posible definir categorías dependiendo de los procesos de cada empresa como por ejemplo: contratos, talento humano, etc. Esta función permite separar cada documento creado por categoría y facilitar su búsqueda en la sección de MIS PROCESOS.
TRANSACCIONES:
Permite consultar los costos aplicados al procesos de firma, tanto a nivel diario como mensual.
COTIZAR PROCESOS:
El módulo Cotizar proceso permite conocer de antemano el precio para un proceso de firma. Para el cálculo se ingresa los siguientes datos:
Una vez ingresado los datos se presiona en “Cotizar” para obtener el precio final de la transacción con los detalles respectivos o consultar el detalle.
GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LA EMPRESA:
Esta opción es para los usuarios registrados como empresa. Hay una sección de Personalización en la cual es posible agregar logotipo de la empresa, colores y modificar el correo de invitación a firmar.
RECARGAS:
Para firmar electrónicamente un documento o un grupo de documentos PDF se requiere tener saldo en la cuenta, la cual genera una facturación a final del mes para el pago de las transacciones generadas en caso de tener una cuenta prepagada, debes ingresar a la opción de recargas, ingresas el monto que deseas recargar y procedes a diligenciar los datos de tu método de pago:
PRIVACIDAD:
En esta opción, está la posibilidad de modificar la contraseña, y de seleccionar si se desea o no recibir notificaciones al correo, es decir, se pueden desactivar las notificaciones que se envían al correo electrónico, esto sin afectar cuando se seleccione el método de autenticación con OTP que llega al correo el código de 4 dígitos.
MIS PREFERENCIAS:
En esta opción es posible seleccionar el idioma de preferencia y añadir un botón que re-direccione al sitio web de la empresa cuando termine un proceso de firma.
Si tienes alguna duda sobre los permisos o necesitas realizar algún ajuste en los roles dentro de la plataforma, nuestro equipo de soporte está disponible para ayudarte aquí.
#PonleLaFirma
