La firma electrónica como sabes, ha transformado la forma en que las personas y empresas formalizan acuerdos y documentos. En lugar de firmar un papel con un esfero, pluma, etc. Desde hace 26 años, es posible dar validez legal a un contrato, pagaré, autorización o lo que se desee, usando medios digitales desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a internet.
Pero ¿qué es exactamente una firma electrónica? En términos simples, es un método que permite asociar electrónicamente a una persona con un documento digital, demostrando su voluntad de aceptarlo, aprobarlo y firmarlo. No se trata de un escaneo de la firma manuscrita ni de un grafo en la pantalla. La firma electrónica incluye mecanismos mucho más robustos, como códigos de verificación OTP, preguntas de seguridads, biometría, autenticación en dos pasos, entre otros. Es decir, se centra en identificar de forma segura al firmante y en proteger la integridad del documento.
El funcionamiento de una firma electrónica empieza con la autenticación del usuario. Por ejemplo, cuando se firma un contrato a través de nuestra plataforma, el sistema verifica la identidad del firmante mediante su correo electrónico, número de celular y un código único (OTP) que se envía por uno de estos canales. Una vez verificado, se registra la acción de firma y se sella el documento, impidiendo su modificación posterior sin dejar rastro.
Además, se genera un registro de auditoría que guarda información como la hora exacta de la firma, la ubicación (según IP), el dispositivo y navegador utilizado, entre otros datos técnicos. Esto no solo respalda la validez jurídica de la firma, sino que ofrece transparencia total en caso de auditoría o disputa legal.
En Colombia, la firma electrónica tiene reconocimiento legal desde la Ley 527 de 1999 y fue reglamentada por el Decreto 2364 de 2012. La normativa establece que es válida siempre que permita identificar al firmante y que el documento no pueda ser alterado después de firmado. Por eso, usar una plataforma confiable es esencial.
La firma electrónica está revolucionando procesos en todos los sectores: financieros, inmobiliarios, educativos, de salud y muchos más. Además de su validez legal, aporta eficiencia, sostenibilidad y reducción de costos. Ya no es necesario imprimir, firmar, escanear y enviar documentos. Basta con un par de clics para firmar desde cualquier lugar y hora para que sea con todas las de la ley.
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