La agilidad en los procesos administrativos en entidades de salud puede ser tan importante como la calidad de la atención médica. Aunque muchas instituciones ya usan sistemas digitales para almacenar datos, aún se apoyan en la firma manuscrita para validar documentos clave, lo que representa aún procesos manuales, ¡ya no estamos para eso!
La buena noticia es que la firma electrónica permite firmar la mayoría de documentos clínicos, administrativos y legales, con total validez jurídica. Esto no solo agiliza los flujos de trabajo, sino que permite ahorrar recursos, reducir errores y fortalecer el cumplimiento normativo. Aquí te mostramos tres tipos de documentos que tu clínica puede empezar a firmar electrónicamente desde hoy.
Uno de los documentos más importantes en el sector Salud. El consentimiento informado no solo protege al paciente, sino también al personal de salud y a la institución. Es una evidencia de que el paciente recibió toda la información necesaria sobre un procedimiento, tratamiento o intervención, y que aceptó de manera libre y voluntaria.
Firmar consentimientos informados en papel implica imprimir, esperar a que el paciente esté presente, firmar a mano el documento, escanear y archivar. Con la firma electrónica, el proceso es más ágil: el paciente puede recibir el documento por correo o firmarlo desde su celular en el punto de atención o desde donde se encuentre, con mecanismos que aseguran su identidad y generan trazabilidad. El resultado es un documento con el mismo valor legal, pero gestionado en minutos.
Ya sea con médicos especialistas, enfermeros, técnicos, proveedores o terceros, los contratos son parte esencial de la operación hospitalaria. Firmarlos electrónicamente no solo reduce el tiempo de vinculación, sino que también evita errores como contratos sin firmar, incompletos o archivados incorrectamente.
Además, en procesos de contratación por volumen (como la vinculación de médicos para jornadas de apoyo o temporadas de alta demanda), contar con un sistema de firma electrónica permite gestionar decenas de contratos al día sin perder control documental ni jurídico.
Las juntas médicas, comités científicos, auditorías internas y reuniones gerenciales generan actas que deben ser firmadas y conservadas. En lugar de imprimirlas y esperar a que cada participante las firme manualmente, la firma electrónica permite que todos firmen desde su computador o celular, en pocos minutos. Cada firma queda registrada con fecha, hora, IP y método de autenticación, lo que otorga seguridad jurídica y facilita la trazabilidad en caso de auditoría.
Además, también pueden firmarse electrónicamente solicitudes de insumos, reportes de eventos adversos, memorandos internos, hojas de vida, certificaciones laborales y más. La posibilidad de automatizar estos procesos puede liberar al equipo administrativo de tareas repetitivas y permitirles enfocarse en lo que realmente importa: mejorar la atención.
Firmar electrónicamente no es solo una opción tecnológica: es una solución concreta a los desafíos operativos, legales y de calidad que enfrentan las instituciones de salud. Implementarla permite a las clínicas ofrecer servicios más ágiles, seguros y eficientes, sin comprometer la normativa vigente ni la confidencialidad de la información.
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